Người giao tiếp vững không nhất thiết là người trả lời nhanh nhất

“Một điều dù rất nhỏ nhưng mình nghĩ đã thay đổi mình khá nhiều là mình không còn xem phản ứng nhanh là tiêu chuẩn của giao tiếp tốt nữa.” - Đây là một trong những điều bạn M chia sẻ với mình sau khóa TMD.

M thuộc Gen Z và hiện đang là Manager tại một công ty đa quốc gia. Công việc của M diễn ra trong một nhịp rất quen thuộc với nhiều người trẻ đi làm hiện nay: tin nhắn đến liên tục trên các nhóm chat, email nối tiếp email, lịch họp kín nhiều khung giờ trong ngày. Trong một cuộc họp, nếu sếp hỏi một con số, khách hàng đặt một câu hỏi ngoài dự kiến hay đồng nghiệp bất ngờ phản biện một đề xuất, vài giây im lặng đôi khi cũng đủ khiến người trong cuộc cảm thấy mình đang chậm hơn những người còn lại.

Trong môi trường như vậy, phản ứng nhanh rất dễ được hiểu thành một dấu hiệu của năng lực. Người trả lời được ngay thường trông tự tin hơn. Người đưa ra phương án ngay tại chỗ thường được xem là chủ động hơn. Người có thể tiếp tục nói dù vừa bị đặt vào một tình huống bất ngờ thường tạo cảm giác rằng họ “có bản lĩnh”.

M đã từng dùng chính tiêu chuẩn ấy để đánh giá mình. Bạn kể rằng trước đây, mỗi khi bị hỏi một câu khó, điều xuất hiện đầu tiên trong đầu không hẳn là “Mình cần nghĩ gì để trả lời cho đúng?” mà thường là: “Mình phải phản hồi được luôn.”

Áp lực nằm ở chữ “luôn”

Sau những buổi học và các tình huống role-play, M nhận ra rằng trước đây bạn đã dùng sai thước đo để đánh giá năng lực giao tiếp của mình.

Bạn từng nghĩ người giao tiếp tốt là người nghĩ nhanh, nói nhanh và xử lý được ngay tại chỗ. Nhưng tốc độ chỉ có giá trị khi phản hồi đó phù hợp. Có những tình huống cần trả lời ngay. Nhưng cũng có những câu hỏi cần thêm thông tin, những quyết định cần kiểm tra lại và những lời đề nghị cần thời gian để cân nhắc.

Khi đó, cố gắng phản ứng thật nhanh còn dễ dẫn đến việc đưa ra phương án khi chưa đủ dữ liệu hoặc nói nhiều hơn mức cần thiết vì đang chịu áp lực phải thể hiện năng lực.

Trong phần chia sẻ của M, mình chú ý đến một từ bạn hay nhắc lại: “options.”

Trước đây, khi một câu hỏi khó được đưa ra, M cảm thấy mình chỉ có một lựa chọn: trả lời ngay. Sau những buổi thực hành, bạn bắt đầu nhận ra cuộc giao tiếp thực ra còn nhiều phương án khác.

M có thể xin thêm vài phút. Có thể kiểm tra lại thông tin. Có thể nói thẳng rằng mình chưa muốn đưa ra kết luận khi chưa đủ dữ liệu. Có thể hẹn một thời điểm cụ thể để quay lại với câu trả lời.

Không có lựa chọn nào trong số đó làm cuộc giao tiếp kém chuyên nghiệp hơn.

Điều thay đổi là M không còn để sự gấp gáp của tình huống quyết định cách mình phản hồi.

Giao tiếp hiệu quả, theo cách bạn bắt đầu hiểu lại, không nằm ở tốc độ mà ở khả năng phán đoán: khi nào nên trả lời ngay, khi nào cần hỏi thêm, khi nào chưa đủ thông tin và khi nào nên cho mình thời gian để suy nghĩ.

Đây cũng là lý do trong The Modern Diplomat, mình dành khá nhiều thời gian cho role-play những tình huống khó. Không phải để học thuộc một câu trả lời “đúng”, mà để học viên nhận ra mình còn những cách phản hồi nào khác rồi thực hành đủ để có thể sử dụng khi tình huống thật xảy ra.

Mình rất tự hào về M, không phải vì bạn ý đã học thêm được vài câu để xử lý tình huống, mà là cách bạn bắt đầu nhìn giao tiếp như một quá trình có lựa chọn. Khi không còn mặc định rằng mọi câu hỏi đều cần một phản hồi tức thì, M có thêm khoảng trống để suy nghĩ, đánh giá và chọn cách trả lời phù hợp hơn. Với mình tư duy này là nền tảng của sự giao tiếp thông minh.

Tìm hiểu khoá học xây dựng hình ảnh →