Trong ngoại giao, hosting chưa bao giờ “chỉ là” chuyện tiếp khách

Mỗi lần mình nói hosting là một kỹ năng cần học, phản ứng mình thường nhận được là: “Tiếp khách thì có gì mà phải học?”

Mình rất hiểu phản ứng đó, nhất là khi nói đến “tiếp khách” thì rất nhiều người sẽ nghĩ đó là một công việc hậu cần: chọn nhà hàng, gửi thiệp mời, đặt bàn, chuẩn bị đồ ăn, sắp xếp chương trình ..vv. Những việc hoàn toàn có thể giao cho team event hoặc trợ lý.

Nhưng trong ngoại giao, tiếp khách luôn là một phần của thông điệp chủ nhà. Cách sắp xếp chỗ ngồi, chọn địa điểm hay xây dựng thực đơn đều có thể cho khách biết rất nhiều về cách chủ nhà nhìn nhận mối quan hệ này

Năm 1961, Jacqueline Kennedy - Đệ nhất phu nhân của Tổng thống John F. Kennedy - thay đổi cách tổ chức quốc yến tại Nhà Trắng. Thay vì những bàn dài, nơi vị trí ngồi phản ánh rất rõ thứ bậc, bà chuyển sang những bàn tròn nhỏ hơn. Nghe như một thay đổi về thẩm mỹ, nhưng phía sau là một chủ đích rất rõ của người host: tạo ra những cuộc trò chuyện khác đi. Không còn một vị trí đầu bàn quá rõ, khách được chia thành những nhóm nhỏ hơn và có thể được sắp xếp cạnh những người họ nên gặp, thay vì chỉ ngồi cạnh người có cùng vị thế

Cũng trong năm 1961, Tổng thống Pakistan Ayub Khan được tiếp tại Mount Vernon, tư dinh của George Washington. Khách đi thuyền trên sông Potomac trước khi dùng bữa nhìn ra mặt nước. Lựa chọn Mount Vernon không chỉ để có một khung cảnh đẹp. Bằng địa điểm, chủ nhà đang mời vị khách bước vào một phần lịch sử và bản sắc của nước Mỹ.

Gần năm mươi năm sau, trong quốc yến đầu tiên của nhiệm kỳ Obama dành cho Thủ tướng Ấn Độ Manmohan Singh, thực đơn được xây dựng với sự lưu ý rất rõ đến việc ông Singh ăn chay. Một phần nguyên liệu được lấy từ khu vườn Nhà Trắng, để chính bữa ăn cũng trở thành một cách giới thiệu “rau nhà lá vườn” với vị khách.

Ba ví dụ trên rất khác nhau, nhưng đều cho thấy một nguyên tắc khá rõ: hosting tốt luôn bắt đầu từ việc hiểu mình đang tiếp ai, và mình muốn cuộc gặp này tạo ra điều gì.

Chỗ ngồi, địa điểm hay thực đơn vì thế không còn là những chi tiết phụ. Mỗi lựa chọn đều ảnh hưởng đến cách khách trải nghiệm buổi gặp, cách họ trò chuyện với nhau và cách họ nhìn nhận chủ nhà.

Một bữa tối có thể diễn ra rất tự nhiên, nhưng phía sau thường là rất nhiều quyết định đã được cân nhắc từ trước. Điều này cũng hoàn toàn đúng trong bối cảnh doanh nghiệp.

Khi tiếp một đoàn đối tác nước ngoài, người lãnh đạo vẫn phải nghĩ đến những câu hỏi rất thực tế: nên mời khách ở đâu, ai nên ngồi cạnh ai, khách có yêu cầu đặc biệt về ăn uống hay văn hoá không, ai trong tổ chức cần có mặt và mình nên xuất hiện vào thời điểm nào.

Một người lãnh đạo không cần tự tay chuẩn bị từng chi tiết của buổi tiếp khách. Nhưng nếu hiểu hosting, họ sẽ biết cần brief điều gì, cần kiểm tra điều gì và mục tiêu lớn của buổi gặp là gì.

Mình đang tiếp ai? Mình muốn khách gặp những người nào? Sau buổi gặp, mình muốn đối tác nhớ điều gì về doanh nghiệp? Khi bức tranh đó rõ thì đội ngũ mới có thể chuẩn bị đúng.

Một buổi tiếp khách tốt không chỉ khiến chương trình diễn ra suôn sẻ. Quan trọng hơn, buổi tiếp khách tạo điều kiện để những cuộc trò chuyện đúng người, đúng thời điểm có thể xảy ra. Và đó là lý do tại sao “ngoại giao” từ lâu đã xem hosting như một phần của việc xây dựng quan hệ, chứ không đơn thuần là tiếp đãi.

Bài viết này thuộc series essay của mình về hosting, một kỹ năng trong chương trình xây dựng thương hiệu cá nhân dành cho lãnh đạo.

Nếu bạn quan tâm đến cách hosting ảnh hưởng đến quan hệ và hình ảnh của người lãnh đạo, có thể follow để đọc tiếp series này

Tìm hiểu khoá học xây dựng hình ảnh →